記帳代行のメリット・デメリット｜依頼する際の注意点も解説

会社経営を行う上で、請求書や領収書など必要書類・データの保存管理や会計ソフトへの入力は欠かせない作業です。しかし、経理業務の担当者がいない・経理業務を完璧に行えるリソースがないなどの理由で悩む経営者の人も多いでしょう。

そこでおすすめなのが、「記帳代行」です。今回は、記帳代行の基礎知識から、記帳代行を依頼するメリット・デメリット、依頼時の注意点までを詳しく説明します。記帳代行サービスの依頼を検討している企業経営者は、ぜひ参考にしてください。

そもそも「記帳」とは、事業の経営を行う中で生じた取引内容を各種帳簿に記入する作業のことです。法人・個人事業主ともに法律で義務付けられており、1年を区切りとして記帳作業を行います。記帳を行う主な目的は「確定申告時に必要な決算書・損益計算書・賃借対照表を作成するため」ですが、その他「会社の業績・経営状況を把握するため」「スムーズな資金調達を行うため」という目的もあります。

そして「記帳代行」とは、記帳業務を外部の専門業者に代行してもらうサービスのことです。記帳業務を的確に行うためには、日頃から請求書や領収書などの必要書類・データを保管したり、法人向け会計ソフトへ入力したりする細かな作業が欠かせません。しかし、自社にこのような記帳業務を行える担当者がいない場合やリソースがない場合は、記帳代行を依頼することが効率的と言えるでしょう。

記帳代行の具体的な業務内容（代行内容）は、下記の通りです。

記帳代行と似たサービスには、「経理代行」が挙げられます。いずれも同様のサービスではあるものの、サービスの範囲や料金設定がやや異なることが特徴です。

前述の通り、記帳代行は会計ソフトへの入力業務や帳簿の作成業務を代行してくれるサービスとなっています。一方で、経理代行は記帳代行のサービス全般に加えて、日常業務で発生する支払い・振込業務も代行してもらうことが可能です。

経理代行のほうが代行サービスの範囲が広くなっていることから、依頼にかかる費用も記帳代行より経理代行のほうが高いことも覚えておきましょう。

記帳代行は、日々発生する細かな記帳業務を代わりに行ってくれるため、経理担当者が少ない、もしくは経験者がいない規模の小さな企業や個人事業主にとっては利用価値の高いサービスと言えるでしょう。

しかし、記帳代行の依頼にはメリットだけでなくデメリットも存在することに注意が必要です。ここからは、記帳代行を依頼するメリット2つとデメリット2つを紹介します。

記帳代行を依頼する最も大きなメリットは、本来の業務、いわゆるコア業務に集中できる点です。コア業務とは、売上に直結する業務を差します。記帳作業を含む経理業務は、直接利益に結び付く業務ではないため、ノンコア業務にあたります。

経理業務に関する知識の少ない人が記帳作業を日々行うと、帳簿の作成に時間を要したり、後になって抜け・漏れを修正する必要が出てきたりします。しかし、知識のある専門家に記帳代行を依頼することで、このような問題が発生することはほとんどなくなる上、本来の業務に集中することができるでしょう。結果として業務効率化にもつながり、さらなる利益に結び付く可能性があります。

知識のある専門家に記帳代行を依頼すれば、会計業務の正確性が向上します。会計業務の正確性が向上すれば、総合的な利益や納税額の予測も可能となり、結果として節税対策につながるという点も魅力です。

また、何らかのタイミングで税務調査が入ったときも、あらかじめ記帳代行を依頼しておくことで、税務調査を乗り切るための準備をしておくことができます。

記帳代行を依頼することの最も大きなデメリットは、業績をタイムリーに把握することが不可能な点です。記帳代行業務を行う税理士などは、多くのクライアントを抱えています。「会社の業績を今すぐ知りたい」という場合、必要書類を提示したとしても、すぐに処理してもらえるとは限りません。多くのクライアントを抱えた税理士の場合は、試算表などで業績を確認できるまでに1～2か月の期間を要する可能性があります。

経営状態は、基本的に安定したものではありません。税理士から業績情報を提示された時点には「やや古い情報」となってしまう点は、致命的なデメリットと言えるでしょう。

当然のことではありますが、記帳代行の依頼には費用が発生することもデメリットです。記帳代行の依頼は基本的に月額制であり、相場は8,000～10,000円程度となります。月額で見ると低価格ですが、年間で10万円前後の出費が発生することとなるため、規模の小さな企業や個人事業主にとってはやや痛い出費となるでしょう。

前述の通り記帳代行はノンコア業務にあたるため、プロの税理士に代行を依頼したとしても、確実に売上が伸びるわけではありません。事業の成長に貢献していないと感じる場合は、依頼費用がネックとなる点に注意してください。

記帳代行の代表的な依頼先には、「記帳代行業者」「行政書士事務所」「税理士事務所」の3つが挙げられます。それぞれの概要とメリット・デメリットは、下記の通りです。

〇記帳代行業者

記帳代行業者とは、その名の通り記帳代行や経理代行を専門に行う業者のことです。記帳に関する知識をもったスタッフが多数在籍しており、他の依頼先と比較して依頼費用も低い傾向にあります。しかし、税理士免許や公認会計士免許を保有していないスタッフも多いため、節税対策にも重点を置いて記帳代行を依頼したいという場合には不向きと言えます。

〇行政書士事務所

行政書士事務所も、専門的な知識を有した行政書士による記帳代行サービスを提供しています。幅広い知識を有しているため、記帳業務だけでなく経理業務を任せることも可能です。一方で、あらゆる業務を任せる場合は費用が高くなりやすい点に注意してください。

〇税理士事務所

税理士事務所は、記帳代行の依頼先の中でも最も代表的な依頼先です。確定申告の際にも活躍する税務の専門家であり、各税理士が有した専門的な知識をもとに、あらゆる記帳業務を行ってもらえます。記帳業務だけでなく、コンサルタントのような立場として経営に関するアドバイスを受けることもできるでしょう。

記帳代行を依頼する際は、下記の2点に注意が必要です。

〇必要な書類を前もって準備する

記帳代行は、帳簿への記入が主なサービスとなります。正しく記帳してもらうためには、前もって必要資料を準備しなければなりません。準備すべき資料は、「支払明細表・現金出納帳・取引に関する資料・通帳のコピー・給与データ」などが挙げられます。スムーズに必要資料を提出するためにも、日々資料を種類別に整理しておくなどの工夫を行いましょう。

〇税理士法に抵触しないよう運営元をよく確認する

記帳代行自体は、税理士免許や公認会計士免許を保有していない人でも行えるサービスとなっています。そのため、これらの免許のないスタッフが記帳代行を行うことは問題ないものの、決算申告業務に関する書類は、税理士法において税理士資格を保有していない人が行うことは違法となります。さらに、行政書士が税務署類を作成することや、税金の申告に関するアドバイスも税理士法に抵触します。

行政書士事務所や記帳代行業者の中には、税理士と外部提携をしている場合もあるものの、かえって費用相場が高くなる可能性があることに注意が必要です。税理士法に抵触しないよう運営元をよく確認して依頼先を選びましょう。なるべくスムーズに記帳代行を依頼したい・税理士法に抵触するリスクを最大限防ぎたいという人は、税理士事務所への依頼がおすすめです。

記帳代行とは、事業の経営を行う上で必要となる記帳業務を代行してもらえるサービスです。具体的な代行内容は「会計ソフトへの入力業務」「帳簿の作成業務」などがあり、日々の煩わしいノンコア業務を知識のある業者に任せて、本来の業務やコア業務に集中することができます。

記帳代行の依頼先には「記帳代行業者」「行政書士事務所」「税理士事務所」の3つが挙げられますが、最も一般的でかつおすすめの依頼先が税理士事務所です。税理士事務所であれば、基本的な記帳業務を依頼できるだけでなく、税務に関するコンサルティングやアドバイスを受けることもできます。

ここまでの内容を参考に、税理士事務所に記帳代行を依頼したい人は、ぜひ「木村伸太郎公認会計士・税理士事務所」にご相談ください。